既存の電話予約を残したまま、ネット予約もスムーズに併用運用。
院内の混乱を防ぐ、両方の予約をシンプルに管理するコツ

【利便性】24時間365日のネット予約窓口がもたらす、患者様と医院へのメリット

スマートフォンが普及した現代、診療時間外や休診日であっても「思い立ったその瞬間に予約が取れる」WEB予約は、患者様にとって非常に便利な仕組みです。
特に日中忙しい現役世代の患者様は、夜間や休日にクリニックを探して予約を入れる傾向が強いため、24時間365日動く受付窓口があるだけで、無理なく新しい患者様を迎え入れることができるようになります。

「でも、導入した途端に現場がパニックになるのは避けたい」と思われるかもしれません。だからこそ、一気にすべてをネットに切り替えるのではなく、既存の電話予約の運用を残しながら、少しずつ自然にWEB予約へ移行させていく進め方がおすすめです。

まずはホームページやGoogleマップに予約リンクを置いておくだけで、ネットが得意な若い世代から徐々にWEB予約へとシフトしていきます。電話予約という安心の窓口をしっかり残したまま、数ヶ月かけて少しずつWEB予約を浸透させていくことで、受付スタッフ様も患者様も、誰も無理をすることなくスムーズにハイブリッド運用へ移行できます。

なぜ、すべてを「ネット予約（Web予約）だけ」に一本化してはいけないのか

医療機関における予約システムの導入において、電話予約を完全に廃止し、すべてネット予約に一本化することは現実的ではありません。

長年通院されているご高齢の患者様にとって、使い慣れないスマホでの操作は負担となります。結果として受診自体のハードルが上がってしまい、計画的な継続受診が妨げられてしまうリスクが生じます。

一方で、診察時間外や休診日であっても24時間365日いつでも予約の受付・変更を可能にするWEB予約の窓口は、日中に電話をかけるのが難しい現役世代の受診機会を逃さないために不可欠です。だからこそ、どちらのニーズも満たせる「併用（ハイブリッド）運用」が必要とされています。

Web予約と電話予約をスムーズに併用するための「2つの枠管理パターン」

電話予約とWEB予約をスムーズに並行運用するためには、予約枠の切り分け方が重要なポイントとなります。クリニックのカルテ運用の実態に合わせて、主に以下の2つのパターンから最適な方法を選ぶことができます。

• パターンA：【受付枠の完全分離型】電子カルテ予約との併用などに
  例えば、9:00〜9:30の枠のうち「2名は電話受付用、2名はWEB予約用」としてシステム上で最初から枠数を切り分けておく方法です。それぞれの進捗が干渉しないため、二重予約の心配が完全にゼロになり、最もスタッフ教育のコストが低い運用です。
  


• パターンB：【窓口での一元リアルタイム型】紙での予約管理からの置き換えなどに
  電話で予約を受け付けた際、紙の予約台帳に書き込む代わりに、医療機関側のパソコンやタブレットから「くりざーぶ」の管理画面を開いてその場でサッと予約を登録してしまう方法です。入力項目を最小限に設定しておけば、タイピングの手間もほとんどかからず、最新の空き状況が常に1つに集約されます。
  

今の運用を変えずに併用できる「くりざーぶ」の柔軟性

「くりざーぶ」は、大がかりなシステム連携や現場のルール変更を必要としない、シンプルさを追求したWeb予約システムです。

電子カルテや既存の紙運用と複雑なデータ連携を行わないからこそ、クリニック独自のペースに合わせた「いいとこ取り」の運用が可能です。

• 電話予約を受けながら、その場で空き確認・そのまま直接入力OK
  患者様から予約の電話が入った際は、パソコンやタブレットで「くりざーぶ」の管理画面を開くだけ。その場でパッと空き状況を確認し、通話をしながらそのまま画面に直接予約を入力できます。紙の台帳に書き込む感覚で最新の予約状況を1つに集約できるため、二重予約の心配もありません。
  


• 患者様の画面も徹底してシンプル。操作の問い合わせがなく運用がスムーズ
  患者様向けの予約画面は、無駄な入力項目や複雑な会員登録を一切削ぎ落とした、非常に見やすく直感的なデザインです。スマホ操作に不慣れな世代の方でも迷わず予約を完了できることを重視しているため、「予約の仕方が分からない」といったクリニックへの問い合わせが少なく、日中の窓口業務がスムーズに回ります。
  


• 複雑な機能がないから、ITが苦手なスタッフでも即日運用可能
  管理画面に迷うような余計なボタンはありません。新しい予約の追加や枠数の調整も、数回のクリックで直感的に操作できます。
  


• ホームページやGoogleマップにリンクを貼るだけで窓口開設
  既存のホームページやGoogleビジネスプロフィールに予約URLを掲載するだけで、現役世代の患者様は勝手にWEB予約へと流れていきます。その分、受付の電話が鳴る回数が自然と分散していきます。
  


• 初期費用0円、月額2,915円（税込）で手軽に実験できる
  高額な予約システムのように「せっかく買ったから電話をやめさせなきゃ」というプレッシャーがありません。月額定額のローコストだからこそ、「まずは患者様が少ない時間帯だけWeb予約を受け付けてみる」といった部分的な運用からでもスタートできます。
  

導入後の変化イメージ

電話予約や窓口受付を100%残した状態で「くりざーぶ」を併用導入した場合、院内には次のような変化が期待できます。

• 新患や現役世代の定期受診を中心にWEB予約が徐々に浸透していくことで、これまで電話にかかっていた時間が少しずつ削減されます。
• 電話予約の手続き自体は今まで通り残っているため、かかりつけの高齢患者様を迷わせることなく、院内の電話対応負担の軽減を並行して進めることが可能です。

※運用方法や枠の設定はお好みに合わせて自由に変更できます。

導入後の変化イメージ：今の平穏を保ったまま、未来のスタンダードに備える

電話予約や窓口受付を100%残した状態で「くりざーぶ」を併用導入した場合、院内の負担比率は以下のように、時代の変化に合わせて無理なくシフトしていきます。

• 【導入初期】比率：電話 ＞ WEB（まずはここから）
  導入直後は、これまで通りの電話予約が運用の大半を占めます。ホームページやGoogleマップに予約ボタンを置くだけなので、現場のオペレーションが崩れてパニックになる心配は一切ありません。ネットが得意な新患や現役世代の患者様が「あ、ここWEB予約できるんだ」と気づき、自発的に使い始めることから静かにスタートします。


• 【導入中期】比率：電話 ≧ WEB（少しずつの変化）
  数ヶ月が経つと、現役世代の定期通院の患者様を中心にWEB予約が定着してきます。診察券の裏や院内掲示に「QRコードから24時間いつでも予約可能」と案内を添えるだけで、ネットが得意な層の移行がさらに進みます。この段階でも「日中に予約の電話で手を止められる回数が少し減ってきたな」とスタッフ様が効果を実感し始めます。


• 【安定期】比率：電話 ≦ WEB（負担の大幅軽減）
  最終的には、日中忙しい世代からの予約の多くがWEBへと自動的に流れるようになります。かかりつけの高齢患者様のための電話窓口は今まで通り100%維持されているにもかかわらず、受付が受ける電話の総本数そのものが大きく削減され、窓口での対面接遇や会計業務に集中できる理想的な環境が整います。


• 【将来的（これからのスタンダード）】比率：電話 ＜ WEB
  数年後～十数年後、さらにスマホを当たり前に使いこなす世代が患者年齢層の中心となり、どのクリニックでもWEB予約が「あって当たり前」の時代がやって来ると予想されます。周囲の医療機関が一斉に導入し始めてからでは差がつきませんが、まだ広くは普及していない「今」のうちにWEB予約の窓口を整えておくことで、利便性を求める現役世代の患者様にとって『通いやすい、かかりつけ医』としての信頼を地域に先駆けて築くことができます。

かかりつけの高齢患者様のための電話窓口は今まで通り100%維持しながら、「数年後のクリニック経営を見据えて、今から一番ハードルの低い方法で一歩を踏み出しておく」。これこそが、これからの医療機関に求められる賢いハイブリッド運用です。

導入5ヶ月で新患の約半数がWEB予約に移行

電話予約優先で運用していた専門内科クリニックにて「くりざーぶ」を併用導入。

導入から約5ヶ月後の集計では、

新患の49％がWEB予約となりました。

再診患者にも徐々にWEB予約が浸透しており、
電話予約を残したままでも、受付の電話対応負担軽減につながっています。

※実際の導入医院のデータより

【運用検証】Web予約の段階で患者様の入力項目を増やしていませんか？

予約システムを電子カルテと完全に自動連動させようとすると、WEB予約の段階で、患者様に「正確な漢字氏名」「フリガナ」「生年月日」「診察券番号」あるいは「保険証の画像アップロード」まで、カルテのデータ形式と一致する細かな入力を求める必要が出てきます。

しかし、スマートフォンで手軽に予約を済ませたい患者様にとって、移動中や出先でそこまで多くの項目を入力させられることは想像以上のストレスです。結果として、途中で入力を諦めて予約をやめてしまう「離脱」のリスクを大きく高めてしまいます。

「くりざーぶ」があえて複雑なカルテ連動を持たせないのは、患者様の入力項目を最小限（氏名と電話番号など）に抑え、最も手軽に予約を完了してもらうためです。WEB予約の本来の目的である「予約の窓口を広げて受診しやすくする」ことを最優先に考えた設計にしています。

初期費用・解約金なしでハイブリッド運用を手軽に検証

「くりざーぶ」は、医療機関様が本当に納得して現場に馴染むかどうかを検証していただくため、分かりやすいワンプライスと手軽な手続きにこだわっています。

• セルフサーブ方式で即日お試し
  導入のための営業マンとのアポイントや、煩わしい契約書類の取り交わしは一切不要です。画面のガイドに従うだけで、最短その日のうちにテスト運用を開始できます。
  


• 契約縛り・違約金は一切なし
  「○ヶ月以上利用すること」といった最低利用期間の縛りは一切ありません。管理画面のボタン一つでいつでも解約が可能です。
  ※契約は一ヶ月単位です。日割り返金はございませんのでご了承ください。
  


• 月額2,915円（税込）の安心の定額プラン
  初期費用は0円、月々の利用料もこれ以上高くなることはありません。すべての機能を標準装備でお使いいただけます。