「電話予約」という見えない壁。
患者さまが本当に求めているのは、気兼ねなく予約できる環境です。

【実録】予約の電話がなかなかできない

「病院の予約をするんですが、電話でなんていえばいいんですか？初診なんですが、初めてなんで緊張するんで教えてください」

出典：Yahoo!知恵袋より

「病院に予約の電話をしたいのですが、「もしもし、予約したいのですが〜」から言えばいいんですよね？わざわざ名前から言う必要はありませんよね？」

出典：Yahoo!知恵袋より

これらはネット掲示板に実際に寄せられた相談です。
電話をかけることが当たり前だった世代の人にとっては信じられないように思えるかもしれませんが、今の若い世代にとって初めての場所に電話をかけるということはとんでもなく大変なことのようです。

ネット掲示板に質問することが予約の電話をかけるより簡単だと思える世代にとって、「ネットで予約ができない」ということは「診察を受けられない」と同義となってしまう可能性さえあります。

【実録】電話をかけるのが「怖い」と感じる

「病院に電話したときに、受付の方が冷たかったら病んでしまいませんか？電話が苦手で、何度もシミュレーションして練習してから電話するので、想像より冷たいと『もう終わりだ！』と思ってしまいます……」

出典：Yahoo!知恵袋より

特に初診の患者さまにとって、電話口の受付スタッフのトーン一つが、そのクリニックへの信頼を左右します。
どれだけ優秀で丁寧な対応ができるスタッフを集められたとしても、スタッフも人間です。多忙な中で常に完璧な電話対応ができるとは限りません。
ほんの少し口調が優しくなかったというだけで患者さまは「もう終わりだ」と感じる可能性もあるのです。

Web予約という選択肢があることで、こういった患者さまの恐怖や不安は消しさることができます。
受付スタッフも電話対応が減ることで、来院時の接遇に余裕が生まれます。

予約の気軽さなら「くりざーぶ」

「電話したくないからネット予約」と考える患者さまにとって大切なことは、いかに予約が簡単（面倒でない）かということです。
予約をする前に会員登録を求められたり、複雑な問診票を入力させられれば、結局は嫌になって予約をやめるということになりかねません。

クリニック用Web予約システム「くりざーぶ」は、この「簡単に予約できる」ことを追求した設計となっています。

• アプリインストールや会員登録は一切不要のWeb予約
  リンクからWebブラウザ（SafariやChrome）でそのまま予約できます。
  


• 「入力項目」を最小限に設定可能
  初診の方には「氏名・年齢・電話番号」、再診の方には「氏名・診察券番号」といったように、患者さまの入力箇所を最小限に設定可能です。
  


• ホームページやSNSから直接リンク
  貴院専用の予約URLを発行します。ホームページやインスタ・X・Googleマップ等にこのURLへのリンクを貼るだけで患者さまはすぐに予約を開始できます。
  「予約画面に辿り着くまでに検索で他院と並べて表示される」「予約画面に他院の広告が表示される」といったことは一切ありません。
  


• 1画面の入力だけで予約完了
  予約中に何度も画面を移動して患者さまが「途中で嫌になる」ことがありません。
  


• 患者さまはもちろん無料で利用可能
  患者さまに利用料金は一切発生しません。
  医療機関側の利用料金は月額2,650円（税別）の1プランのみです。
  

導入5ヶ月で新患の約半数がWEB予約に移行

電話予約優先で運用していた専門内科クリニックにて「くりざーぶ」を併用導入。

導入から約5ヶ月後の集計では、

新患の49％がWEB予約となりました。

再診患者にも徐々にWEB予約が浸透しており、
電話予約を残したままでも、受付の電話対応負担軽減につながっています。

※実際の導入医院のデータより

【実録】確認の電話が「迷惑行為」かもと思う

「予約確認の電話をするのは迷惑ですか？1ヶ月前に電話で予約をして……今になって本当に時間が間違っていないか不安になってきました。確認するのは迷惑行為でしょうか？」

出典：Yahoo!知恵袋より

自分が電話が苦手だと、かけられる相手も同じくらい苦手だと思ってしまうのかもしれません。
確認の電話があれば受付業務が増えてしまうのは確かですが、確認がなく予約時間を間違えられてしまうとさらに業務が増えてしまいます。

Web予約があれば、患者さまのこの不安は解消されます。
形に残る予約情報は、患者さまに「明日行けばいいんだ」という確信と安心を与えます。

予約確認メールとリマインドメールであんしん

クリニック用Web予約システム「くりざーぶ」は、予約完了時と診察日の前日に自動でメールが送信されます。
1ヶ月先の予約であってもメールを見ればすぐに予約した診察日時を確認できます。

• 予約確認メール
  予約完了直後にメールが届くので予約が取れていないという不安はありません。
  予約した診察日時もメールに記載されています。
  


• リマインドメール
  予約した診察日の前日に、自動でリマインドメールが送信されます。
  予約を忘れていたとしても、前日になれば再度、予約した診察日時を確認できます。
  


• キャンセルも可能
  自動送信されるメールにはキャンセル用パスワードも記載されます。
  キャンセル可能期間内であれば、スマホから操作するのみで予約をキャンセルできるため、無断キャンセルの確率を減らします。
  ※キャンセル可能期間は医療機関側で設定します。
  

予約の変更は、あえてできないようになっています。
操作が複雑になって患者さまを迷わせるより、「キャンセル」→「再予約」していただく方が確実だからです。
シンプルな操作は問い合わせを減らし、医療機関の電話対応を大幅に減らすことに貢献します。

くりざーぶはこれらの機能を標準装備。
導入費0円、月額2,650円（税別）でご提供します。
さらに初回1ヶ月間は無料でお試しいただけます。

医療機関の負担も少ないシンプル設定

簡単・安心だと感じるのが大事なのは患者さまだけではありません。
くりざーぶは医療機関様にとっても簡単であることを追求しています。

• 導入が簡単
  初期設定は管理画面のガイド表示に沿って順に進めていただく「セルフサーブ方式」です。
  導入のための営業マンとの打ち合わせや契約書類の取り交わしは一切必要ありません。
  導入のための費用もかかりません。
  


• スタッフ教育も簡単
  初期設定を済ませれば、複雑な機能がなくITに詳しくないスタッフでも即座に運用を開始できます。
  導入時の現場の混乱がありません。
  


• 強固なセキュリティで安心
  最新の暗号化やWAFを標準装備、さらにIPアドレス制限や過去データの自動削除などで情報漏洩を防止します。
  

電話予約との併用

「スマホ操作が大変だから電話予約の方がいい」と思われる患者さまも多くいらっしゃいます。
Web予約を開始するからといって電話予約をやめる必要はありません。

電話予約を現在は「紙とペン」で管理しているケースと「電子カルテの予約機能」で管理している場合に分けて、くりざーぶと電話予約の併用方法を考察します。

• 現在、電話予約の管理を紙とペン等でおこなっている場合
  次の2通りの方法が考えられます。
  
  
  1. 紙での運用をやめて、電話で受けた予約は全てその場でくりざーぶに登録する方法
     入力項目を最小限にすれば、医療機関のPCで予約を追加しても紙運用より手間はかかりません。
     
  
  
  2. 電話予約受付数とWEB予約受付数を別々に管理する方法
     電話予約の上限とWEB予約の上限を別々に管理して運用します。
     


• 現在、電話予約の管理を電子カルテ等のシステムでおこなっている場合
  電子カルテ等とデータをやりとりする機能はありませんので以下のような方法が考えられます。
  
  
  1. 最初の予約受付は当システムに一元化する方法
     電話予約時は、電子カルテではなく「くりざーぶ」に登録しておき、後ほど（診察開始前等に）まとめて、電子カルテに入力しなおす。
     
  
  
  2. 電話予約受付数とWEB予約受付数を別々に管理する方法
     それぞれの予約数の合計が診察許容数を超えないように注意が必要です。